Berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 tahun 2002, boleh dirujuk kepada Lampiran A Perkara 10(v) yang menyatakan bahawa 'tanggungjawab ketua jabatan hendaklah mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan LNPT dengan serta merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan'.
Oleh itu, dalam situasi HRMIS ini, dipohon semua PYD (yang layak) di bawah seliaan PPK tersebut untuk menghantar LNPT kepada PPP, seterusnya penilaian hendaklah dibuat oleh PPP dan kemudian menghantarkannya kepada PPK sebelum beliau bersara.