KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA MALAYSIA

SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 1 TAHUN 1979
Tuan,

PERATURAN DAN CARA BARU DALAM PENGELUARAN PEKELILING
PERKHIDMATAN DAN SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN

            Adalah dimaklumkan bahawa Jabatan Perkhidmatan Awam telah mendapati bahawa baru-baru ini beberapa Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan palsu telah dikeluarkan oleh anasir-anasir yang tidak bertanggungjawab. Oleh yang demikian untuk mencegah perkara ini dari berlaku lagi, Jabatan ini telah memutuskan beberapa perubahan akan dibuat terhadap pengeluaran Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan dari segi bentuk, pengedaran dan kawalannya mulai1-1-1979.
Peraturan Baru dalam Pengeluaran Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan
2.         Peraturan baru yang diujudkan adalah seperti berikut:

(i)

Semua Pekeliling dan Surat Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam akan dicetak;

(ii)

Semua muka pertama Pekeliling dan Surat Pekeliling akan diberi tanda-timbul (embossed) dengan cap lambang Kerajaan Malaysia,

(iii)

Tiap-tiap Pekeliling dan Surat Pekeliling akan diberi nombor siri (serial number) yang bercetak kecil (small print) diatas muka pertama sebelah kanan;

(iv)

Salinan- salinan Pekeliling dan Surat Pekeliling yang diedarkan oleh Kementerian/Jabatan kepada cawangan-cawangan atau yunit-yunitnya yang lain hendaklah disahkan oleh Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan atau pegawai Ibu Pejabat yang bertanggungjawab sebagai "salinan yang sebenar" ("certified true copy"). Tindakan hanya boleh diambil atas salinan Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah disahkan.
Pengedaran Pekeliling dan Surat Pekeliling

3.         Dalam usaha memperketatkan lagi sistem kawalan dan menghalang surat-surat palsu daripada diterbitkan dan diedarkan dengan berleluasa, Kementerian-kementerian dan Jabatan-jabatan diminta berkerjasama dengan Jabatan Perkhidmatan Awam dengan mengadakan sistern pengedaran seperti berikut:

(i)

Sistem akuan penerimaan (acknowledge system) di mana bahagian-bahagian atau yunit-yunit dalam Jabatan yang telah menerima Pekeliling dan Surat Pekeliling akan menghantar surat akaun penerimaan kepada pihak yang mengedarkan umpamanya, lbu Pejabat dengan disertai maklumat mengenai jumlah dan nombor siri Pekeliling atau /Surat Pekeliling yang diterima;

(ii)

Rekod-rekod hendaklah disimpan mengenai jumlah Pekeliling dan Surat

mukasurat 1