Menu
RSS

Pentadbir Sistem

Pentadbir Sistem

Pengurusan Pinjaman

FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

 

 

Soalan

Jawapan

1

Mengapa nombor akaun tidak dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi mengemukakan permohonan pinjaman komputer?

 

Pemilik Kompetensi perlu mengemas kini jenis akaun kepada akaun simpanan. Sistem tidak dapat mengenal pasti jika jenis akaun adalah akaun semasa.

 

 

2

Apakah jenis pinjaman yang boleh dipohon melalui HRMIS?

 

Jenis pinjaman yang boleh dipohon melalui HRMIS ialah:

  • Perumahan

 

  • Komputer

 

  • Kenderaan

 

Proses pinjaman di dalam HRMIS hanya sehingga cetakan Borang Permohonan, Surat Akuan Terima dan Surat Tawaran. Pemilik Kompetensi perlu menghantar kesemua cetakan tersebut ke Bahagian Sumber Manusia agensi.

 

3

Bagaimana Pemilik Kompetensi boleh memohon pinjaman seterusnya apabila pinjaman terdahulu telah selesai sedangkan mesej “Tidak Layak” dipaparkan semasa mengemukakan permohonan?

 

Setiap pinjaman melibatkan penghantaran dan penerimaan integrasi seperti berikut:

  • Pinjaman Komputer – JPM

 

  • Pinjaman Kenderaan – BSN

 

  • Pinjaman Perumahan – BPP/LPPSA

 

Buat masa ini, Pemilik Kompetensi perlu memaklumkan kepada Pentadbir Pinjaman agensi untuk mengemas kini status pinjaman dengan menyerahkan dokumen sokongan sebagai bukti tamat tempoh pembayaran.

 

4

Siapakah yang perlu mendapat peranan Pentadbir Pinjaman?

Pegawai yang menguruskan pinjaman di agensi. Contoh : Pembantu Tadbir di bahagian.

 

5

Bagaimana Pemilik Kompetensi boleh memantau status permohonan di HRMIS?

 

Pemilik Kompetensi boleh melihat status tersebut berdasarkan langkah-langkah berikut:

  • Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran
  • Klik pada submenu Pengurusan Pinjaman
  • Klik pada submenu Semak Status Pinjaman

 

  • Klik pada submenu Pemilik Kompetensi

Masukkan ID/Nama Pemilik Kompetensi

 

6

Dimanakah proses pengemaskinian status yang tergantung di dalam HRMIS?

 

Proses permohonan yang tidak lengkap memerlukan pengemaskinian status di fungsi Data Sejarah.

7

Mengapa masih perlu mencetak borang pinjaman?

 

Borang permohonan pinjaman masih perlu dicetak kerana ia perlu ditandatangani oleh pemohon dan pelulus sebelum proses pengeluaran bayaran dapat diteruskan.

 

Borang yang dicetak juga akan diperlukan untuk tujuan audit.

 

8

Mengapa masih perlu mencetak Surat Akuan Terima Pinjaman?

 

Ia perlu dicetak sebagai simpanan sendiri/peminjam.

 

9

Adakah log bayaran pinjaman saya direkodkan di dalam HRMIS? Jika Ya, di mana saya boleh melihatnya?

 

Log bayaran pinjaman direkodkan di dalam HRMIS menerusi pautan berikut :

 

  • Fungsi à Semak Status Pinjaman
  • Pemohon Pinjaman
  • Klik hyperlink Pinjaman Komputer
  • Klik tab Papar Jadual Pembayaran Balik Pinjaman

 

10

Bagaimana kelayakan pinjaman di dalam HRMIS dikira?

 

Di dalam HRMIS, kelayakan pinjaman dikira berdasarkan syarat kelayakan pinjaman yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2009 iaitu:

 

  • Jumlah ansuran potongan bulanan tidak melebihi 1/3 dari gaji pokok; dan
  • Jumlah potongan termasuk potongan bagi pembiayaan komputer tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok dan elaun bulanan.

Kedua-dua syarat ini ditentukan melalui maklumat gaji asas CO yang direkodkan di Profil Perkhidmatan.

 

11

Apakah maklumat yang diperlukan untuk menggunakan sub modul pinjaman?

 

Maklumat yang diperlukan ialah :

 

  1. Rekod Gaji Asas terkini
  2. Maklumat sandangan (Pemohon mestilah terdiri daripada pegawai lantikan tetap)

 

12

Adakah proses pinjaman ini diintegrasikan dengan sistem di Jabatan Akauntan Negara?

 

Jabatan Akauntan Negara dan HRMIS JPA sedang dalam perancangan membangunkan Sistem Integrasi HRMIS-JANM menerusi projek 1GFMAS.

 

 

Pertukaran

FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

 

 

Soalan

Jawapan

 

Tidak boleh akses kepada Fungsi Permohonan Pertukaran HRMIS kerana mesej pop-up dipaparkan apabila klik tab Permohonan Pertukaran Sendiri Umum..

 

Terdapat kawalan capaian ke atas Fungsi Permohonan Pertukaran ini. Capaian hanya dibenarkan kepada:

  1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
  2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
  3. Pegawai-pegawai Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
  4. Perkhidmatan Bukan Gunasama di MARDI.

 

 

Tidak boleh hantar permohonan sebab tiada butang HANTAR.

 

Permohonan Pertukaran tersebut perlu disimpan terlebih dahulu. Selepas berjaya disimpan barulah sistem memaparkan butang HANTAR.

 

Tidak boleh hantar permohonan Pertukaran. ‘Ralat error on page’

 

Sekiranya dokumen sokongan telah dimuatnaik, sila hapuskan dahulu semua dokumen sokongan tersebut. Mohon simpan maklumat permohonan tanpa dokumen sokongan. Setelah berjaya HANTAR, tambah semula dokumen sokongan tersebut dan pilih butang "kemaskini".

 

 

Tidak boleh hantar permohonan. Ralat “Penetapan aliran kerja untuk anda perlu dikemaskini. Anda ingin maklumkan kepada pentadbir aliran kerja?”

 

Sila hubungi Pentadbir HRMIS di agensi untuk penetapan aliran kerja yang berkaitan.

 

 

Aliran Kerja telah disetkan tetapi masih tidak berjaya menghantar permohonan.

 

Sekiranya Peraturan 1 bagi Penghantar adalah Agensi, ia perlu ditukar kepada Business Unit.

 

Pegawai pernah memohon pertukaran sebelum ini tetapi pertukaran tersebut telah tidak aktif. Bagaimana saya ingin memohon pertukaran yang baru?

 

Bagi permohonan yang dibuat sebelum tahun 2014, permohonan tersebut akan luput selepas 2 tahun dan ia tidak dipaparkan di dalam HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan tersebut, pegawai boleh mendapatkan bantuan dari Meja Bantuan JPA untuk mengaktifkan semula permohonan pertukaran.

 

Bagi permohonan yang dibuat selepas tahun 2014, permohonan yang melebihi 2 tahun masih dipaparkan di HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan, pegawai boleh mengemaskini permohonan sekiranya perlu. Namun, jika pegawai tidak lagi berminat untuk meneruskan permohonan, ia perlu dibatalkan.

 

 

Adakah semua skim boleh menggunakan HRMIS untuk membuat permohonan pertukaran?

 

Pada masa ini, pelaksanaan fungsi permohonan pertukaran ini hanya melibatkan:

 

  1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
  2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
  3. Pegawai-pegawai Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
  4. Perkhidmatan Bukan Gunasama di MARDI.

 

Skim Perkhidmatan Gunasama Persekutuan adalah seperti berikut:

 

 

SKIM PERKHIDMATAN

KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN

1

Pegawai Tadbir & Diplomatik

Tadbir Dan Diplomatik

2

Pegawai Teknologi Maklumat

Teknologi Maklumat

3

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

4

Juruteknik Komputer

Teknologi Maklumat Teknikal

5

Pegawai Psikologi

Sosial Dan Kerohanian

6

Penolong Pegawai Psikologi

7

Pembantu Pegawai Latihan Vokasional / Penolong Pegawai Latihan Vokasional / Pegawai Latihan Vokasional

Kejuruteraan

8

Penolong Pegawai Tadbir

Pentadbiran

9

Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

10

Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat

11

Pegawai Khidmat Pelanggan

12

Pembantu Tadbir (Kewangan)

Kewangan

Sumber: SPP Bil. 3/2007

 

Pegawai Perkhidmatan Keselamatan adalah seperti berikut:

 

SKIM PERKHIDMATAN

KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN

1

Pegawai Keselamatan

Keselamatan dan Pertahanan Awam

2

Pegawai Pegawai Keselamatan

3

Pembantu Keselamatan

4

Pengawal Keselamatan

 


Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ adalah seperti berikut:

 

SKIM PERKHIDMATAN

KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN

1

Jurutera

 

Kejuruteraan

2

Penolong Jurutera

3

Pegawai Penguatkuasa

Pentadbiran & Sokongan

4

Penolong Pegawai Penguatkuasa

5

Pembantu Penguatkuasa

6

Pembantu Operasi

7

Pemeriksa Kereta Motor

Pengankutan

8

Pembantu Awam

Kemahiran

9

Pemandu Kenderaan

 

Pegawai sedang dikenakan tindakan tatatertib. Adakah pegawai boleh memohon pertukaran?

 

Pegawai yang sedang dikenakan tindakan tatatertib tidak dibenarkan untuk memohon pertukaran.

 

Bagaimana untuk membatalkan permohonan pertukaran yang pernah dibuat?

 

Permohonan pertukaran hanya boleh dibatalkan oleh pegawai sendiri (CO) di menu berikut:

  1. Perolehan Sumber Manusia
  2. Pembangunan Pelan Tindakan
  3. Memohon Pertukaran
  4. Tab Permohonan Sendiri Umum
  5. Klik pautan Pembatalan Permohonan.

 

 

Saya merupakan pegawai gunasama tetapi tidak berjaya membuat permohonan pertukaran.

 

Pegawai perlu membuat semakan ke atas elemen Ketua Perkhidmatan dalam Profil Perkhidmatan.

 

 

 

 

PERKHIDMATAN

KETUA PERKHIDMATAN

1

Perkhidmatan Gunasama Persekutuan

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

2

Perkhidmatan Keselamatan

Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan

3

Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ

Ketua Pengarah Pengangkutan Jalan

4

Pegawai MARDI

 

Ketua Pengarah MARDI


 

Telah memuat naik dokumen sokongan beberapa kali namun dokumen tersebut masih tidak boleh dibuka oleh Pegawai Penyokong.

Pastikan nama fail dokumen tersebut tidak mempunyai lebih dari 1 titik seperti di bawah:

 

Borang Pertukaran En.Wan.pdf

  1. ahmad.doc

 

Ini kerana sistem tidak dapat mengesan jenis fail selepas titik pertama (.Wan.pdf). Sistem hanya boleh mengesan jenis fail dalam format .doc, .docx, .xls, .xlsx atau .pdf sahaja. Justeru pegawai perlu rename nama fail tersebut dan muat naik semula.

 

Jika nama fail telah ditukar dan dokumen sokongan masih tidak boleh dibuka, mohon dapatkan bantuan melalui Meja Bantuan JPA untuk tindakan selanjutnya.

 

 

Bagaimana saya hendak tahu status permohonan saya?

 

Anda boleh menyemak sendiri status permohonan pertukaran di menu berikut:

 

  • Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Permohonan Pertukaran Sendiri Umum > Rujuk Maklumat Status Permohonan di bawah Tarikh Permohonan.

 

  • Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Klik butang Teruskan > Rujuk Kolum Status Permohonan

 

 

Apakah status-status  permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS?

Status Permohonan Pertukaran HRMIS adalah seperti berikut:

 


Bil

Status Permohonan

Keterangan

 

Draf

Permohonan telah berjaya disimpan.

 

Dihantar Untuk Sokongan Ketua Jabatan

Permohonan telah berjaya dihantar kepada Ketua Jabatan untuk Sokongan.

 

Disokong Dengan Pengganti Serentak

Permohonan telah disokong oleh Ketua Jabatan/Penyokong.

 

Disokong Dengan Pengganti Kemudian

 

Disokong Dengan Pengganti Tanpa Pengganti

 

Tidak Disokong Ketua Jabatan

Permohonan tidak disokong oleh Ketua Jabatan / Penyokong.

 

Dalam Tindakan Urusetia

Urus Setia telah ambil maklum permohonan pertukaran pegawai.

Pegawai masih dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan.

 

Untuk Kelulusan Mesyuarat

Permohonan diangkat untuk kelulusan mesyuarat.

Pegawai tidak dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan.

 

Diluluskan

Permohonan telah diluluskan.

 

Tidak Diluluskan

Permohonan tidak diluluskan.


 

Permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong.

 

Jika permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong, Pentadbir HRMIS di agensi perlu membuat semakan di menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja. Jika transaksi permohonan tiada nama Penerima di menu tersebut (coid=0), Pentadbir perlu mengemaskini kepada Nama Penyokong.

 

 

Pegawai berasal dari Sarawak tetapi borang permohonan borang tersebut memapar pegawai tidak berasal dari Sabah/Sarawak.

 

Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak diambil dari Rekod Peribadi – Isytihar Wilayah Asal. Pegawai perlu mengisytihar wilayah asal terlebih dahulu dan memastikan maklumat tersebut disahkan oleh Pengesah. Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak akan bertukar dari Tidak kepada YA setelah maklumat tersebut disahkan.

 

Permohonan telah melebihi 2 tahun tetapi saya masih ingin meneruskan permohonan

Paparan "Tempoh Permohonan Anda melebihi 2 tahun. Sila Batalkan permohonan ini jika tidak berminat meneruskan permohonan” adalah peringatan kepada pemohon untuk membatalkan permohonan JIKA pemohon tidak berminat untuk meneruskan permohonan tersebut. Jika masih berminat, pemohon tidak perlu buat apa-apa dan boleh hubungi Urus Setia Pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA untuk keterangan lanjut.

 

 

Sistem tidak memaparkan bidang pertama dan kedua.

Pada masa ini, hanya skim Pegawai Tadbir & Diplomatik, Pegawai Teknologi Maklumat dan Pembantu/Penolong/Pegawai Vokasional sahaja yang mempunyai Bidang.

 

 

Bagaimana untuk mendapat senarai maklumat bagi pegawai yang telah disokong permohonan pertukaran untuk semakan dan pemantauan Agensi?

 

Agensi boleh membuat pemantauan melalui Laporan Permohonan Pertukaran Agensi. Peranan yang diperlukan adalah [02][0202][575] Re-Assignment Request Administrator.

 

Pengurusan Cuti

FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

 

 

Soalan

Jawapan

1

Bagaimana cuti luput di kira di dalam HRMIS?

Pengiraan cuti luput dalam HRMIS adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 di mana cuti tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga sekiranya tidak diambil. Walau apa pun kaedah pengumpulan yang terpakai kepada seseorang pegawai itu, jumlah hari cuti rehat yang boleh dikumpul bagi GCR ialah sebanyak 15 hari atau setengah daripada kadar cuti rehat yang layak bagi tahun tersebut, mengikut mana yang kurang.

 

2

Isteri saya baru bersalin. Bagaimana saya ingin memohon Cuti Isteri Bersalin melalui HRMIS?

Permohonan Cuti Isteri Bersalin boleh dilaksanakan melalui HRMIS dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 

  1. Klik menu Pengurusan Cuti > Permohonan Cuti > Pemohon Cuti
  2. Pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Tidak Berekod dan Jenis Cuti sebagai Cuti Isteri Bersalin
  3. Klik butang TERUSKAN
  4. Masukkan semua maklumat yang bertanda * iaitu Tarikh Mula Cuti, Tarikh Akhir Cuti, Tarikh Isteri Bersalin, Waktu Isteri Bersalin, Waktu Pejabat (Mula) dan Waktu Pejabat (Akhir)
  5. Muat naik dokumen sokongan dengan klik butang TAMBAH di ruang SENARAI DOKUMEN SOKONGAN
  6. Lengkapkan maklumat Dokumen Sokongan yang diperlukan di skrin MUAT NAIK FAIL dan klik butang MUAT NAIK
  7. Klik butang HANTAR
  8. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

3

Saya telah memohon cuti, tetapi Penyokong tidak mendapat permohonan cuti saya di peti pesanan beliau. Bagaimana kaedah untuk saya menyelesaikan masalah ini?

 

Penyokong tidak menerima permohonan cuti di peti pesanan beliau disebabkan banyak faktor termasuk masalah capaian ke HRMIS. Bagi menyelesaikan masalah ini, Pemohon perlu merujuk perkara ini kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Kemaskini Transaksi Aliran Kerja bagi kod Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan).

4

Penyokong dan Pelulus Cuti saya telah bertukar. Bagaimana saya ingin menukarkan di dalam HRMIS?

 

Maklumat Penyokong dan Pelulus Cuti boleh ditukar melalui kaedah berikut:

 

  1. Merujuk kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Selenggara Aliran Kerja yang berkenaan untuk semua jenis cuti.

 

  1. Melalui kaedah user-selection untuk Cuti Rehat sahaja di mana pemohon perlu klik hyperlink Penyokong Cuti/Pelulus Cuti dan memilih Penyokong Cuti/Pelulus Cuti yang sepatutnya dengan memilih Melalui Paparan Hierarki atau Melalui Senarai. Walau bagaimanapun, kaedah ini hanya penyelesaian sementara kerana sekiranya Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan) dan LV-002 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Kelulusan) tidak di selenggara, Nama Penyokong dan Pelulus lama masih akan terpapar bagi permohonan cuti yang baharu ingin dipohon.

 

5

Bagaimanakah kaedah untuk merekodkan cuti-cuti bagi tahun sebelum di dalam HRMIS?

 

Untuk tujuan merekodkan maklumat sejarah cuti, Pentadbir Cuti Agensi perlu mewujudkan Kelayakan Cuti bagi tahun yang berkenaan terlebih dahulu dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:

  1. Klik Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Cuti > Maklumat GCR
  2. Laksanakan Carian CO
  3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
  4. Klik butang TERUSKAN
  5. Klik butang TAMBAH
  6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
  7. Klik butang SIMPAN
  8. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

Setelah Kelayakan Cuti bagi Tahun berkenaan berjaya diwujudkan, rekodkan maklumat Sejarah Cuti melaui langkah berikut:

  1. Klik Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Cuti > Maklumat Sejarah Cuti
  2. Laksanakan Carian CO
  3. Klik butang TERUSKAN
  4. Klik butang TAMBAH
  5. Pilih Tahun yang berkenaan
  6. Masukkan Jenis Cuti, Tarikh Mula Cuti dan Tarikh Akhir Cuti bagi tahun berkenaan
  7. Klik butang SIMPAN
  8. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

6

Bolehkah permohonan cuti dibuat melangkau tahun di HRMIS?

 

Cuti-cuti Lain SELAIN Cuti Rehat BOLEH dimohon melangkau tahun melalui HRMIS dengan syarat kelayakan bagi cuti-cuti berkenaan telah dijana.

 

 

7

Sekiranya Kelayakan Cuti saya di HRMIS tidak tepat, apakah yang patut saya lakukan?

 

Kelayakan Cuti CO di HRMIS menjadi tidak tepat disebabkan oleh Pentadbir Cuti Agensi belum/tidak mengemaskini Kelayakan Cuti CO berkenaan sekiranya CO ada mengambil cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti pada tahun yang berkenaan. Cuti-cuti yang menjejaskan kelayakan cuti adalah:

  1. Apa-apa jenis Cuti Tanpa Gaji
  2. Cuti Separuh Gaji
  3. Cuti Belajar/Berkursus melebihi 3 bulan
  4. Cuti Haji
  5. Cuti Tibi/Kusta/Barah

 

Apabila permohonan cuti-cuti tersebut telah diluluskan, Pentadbir Cuti Agensi perlu mengemaskini maklumat Kelayakan Cuti bagi tahun-tahun yang bekenaan melalui langkah berikut:

  1. Klik menu Pengurusan Cuti > Kelayakan Cuti > Selenggara Kelayakan Cuti
  2. Laksanakan Carian CO
  3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
  4. Klik butang TERUSKAN
  5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
  6. Pilih Sebab-sebab Lain
  7. Klik butang TERUSKAN
  8. Kemaskini maklumat Kelayakan Tahun Semasa (B) dengan nilai yang tepat
  9. Klik butang SIMPAN
  10. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

8

Sekiranya maklumat jumlah Cuti Diambil tidak sama dengan jumlah cuti di Status Permohonan Cuti, apakah yang patut saya lakukan?

 

CO perlu merujuk kepada Pentadbir Cuti Agensi di mana Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

  1. Klik menu Pengurusan Cuti > Kelayakan Cuti > Selenggara Kelayakan Cuti
  2. Laksanakan Carian CO
  3. Pilih Tahun Kelayakan yang berkenaan
  4. Klik butang TERUSKAN
  5. Klik hyperlink Tahun yang terpapar
  6. Pilih Sebab-sebab Lain
  7. Klik butang TERUSKAN
  8. Klik OK sekiranya mesej “Maklumat kelayakan tidak betul. Sekiranya ingin mengemaskini secara auto klik OK atau Cancel secara manual” terpapar
  9. Setelah maklumat Cuti Diambil (D) telah tepat, klik butang SIMPAN
  10. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

9

Rekod GCR dan cuti di bawa ke hadapan tidak direkodkan di dalam HRMIS dengan tepat kerana agensi-agensi sebelum ini tidak merekodkannya di dalam HRMIS. Apakah yang perlu saya lakukan?

 

Untuk tujuan merekodkan maklumat GCR dan cuti di bawa ke hadapan bagi tahun-tahun sebelum, Pentadbir Cuti Agensi perlu melaksanakan langkah-langkah berikut:

  1. Klik Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Cuti > Maklumat GCR
  2. Laksanakan Carian CO
  3. Pilih Jenis Cuti (Cuti Rehat atau Cuti Rehat Khas)
  4. Klik butang TERUSKAN
  5. Klik butang TAMBAH
  6. Di skrin TAMBAH MAKLUMAT GCR, pilih Tahun dan isikan semua maklumat yang diperlukan
  7. Klik butang SIMPAN
  8. Klik OK pada mesej yang terpapar

 

10

Dimana saya perlu selenggara kelayakan cuti-cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas. Apa beza menu di Data Sejarah dan Kelayakan Cuti?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Menu Data Sejarah digunakan untuk memasukkan maklumat transaksi cuti dan maklumat GCR yang TELAH DILULUSKAN sahaja dan telah menjadi maklumat sejarah/telah berlalu.

 

Berikut adalah jadual perbezaan penyelenggaraan kelayakan cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas (sejarah cuti):

 

Kelayakan Cuti

Cuti Rehat

Cuti-cuti Lain

Tahun Semasa

Menu Kelayakan Cuti > Selenggara Kelayakan Cuti

 

Menu Kelayakan Cuti > Selenggara Kelayakan Cuti

Tahun-tahun Lepas (Sejarah Cuti)

Menu Pentadbiran Sistem > Data Sejarah > Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Cuti > Maklumat GCR

 

Menu Kelayakan Cuti > Selenggara Kelayakan Cuti

11

Saya telah setkan aliran kerja bagi LV003 dan LV004, tetapi apabila Penyokong telah menyokong cuti sakit, ralat berikut terpapar: “Tiada Penetapan Aliran Kerja LV004”. Mengapa?

Aliran Kerja bagi Cuti Sakit dan Cuti Rehat adalah BERBEZA. Aliran Kerja LV004 perlu disetkan daripada PENYOKONG kepada PELULUS dan BUKAN daripada PEMOHON kepada PELULUS seperti Aliran Kerja LV002.

 

Jenis Cuti

Kod Aliran Kerja

Penghantar

Penerima

Cuti Rehat

LV-001

Pemohon

Penyokong

LV-002

Pemohon

Pelulus

Cuti Sakit

LV-003

Pemohon

Penyokong

LV-004

Penyokong

Pelulus

12

Apakah jenis-jenis Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS?

 

Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS adalah seperti berikut:

  1. Cuti Gantian
  2. Cuti Latihan Pasukan Sukarela
  3. Cuti Menghadiri Latihan Atau Khemah Tahunan Pertubuhan / Persatuan
  4. Cuti Lain-lain Kursus
  5. Cuti Menghadiri Latihan Syarikat Kerjasama
  6. Cuti Untuk Mengambil Peperiksaan
  7. Cuti Untuk Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/ Sukan
  8. Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Yang Menderma Organ
  9. Cuti Tugas Khas (Perubatan)
  10. Cuti Rombongan Kebudayaan
  11. Cuti Mesyuarat Mbk/Mbj
  12. Cuti Isteri Bersalin
  13. Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat
  14. CTR Bagi Pegawai Yang Dilantik Sebagai Jurulatih PLKN
  15. Cuti Menghadiri Perbicaraan Mahkamah Di Luar Stesen
  16. Cuti Tanpa Rekod Perayaan Vaisakhi

 

13

Saya telah menghantar maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa kepada Penyemak tetapi mendapati terdapat maklumat yang ingin dibetulkan. Apakah yang patut saya lakukan?

CO perlu memaklumkan kepada Penyemak untuk memulangkan semula maklumat tersebut kepada CO dan Penyemak perlu melaksanakan langkah berikut:

 

  1. Klik menu Pengurusan Cuti > Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa > Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
  2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
  3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
  4. Pilih 'Untuk Pembetulan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
  5. Klik butang HANTAR

 

CO akan terima makluman untuk pembetulan melalui peti pesanan dan

CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

 

Namun sekiranya Penyemak telah menyemak maklumat waktu kerja lebih masa CO tersebut dan telah klik butang HANTAR untuk hantar kepada Pengesah, Pengesah perlu melaksanakan langkah berikut:

  1. Klik menu Pengurusan Cuti > Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa > Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa
  2. Klik pada link 'Subjek' bagi CO yang ingin membuat pembetulan
  3. Klik pada link 'Bulan Mula' yang ingin dibetulkan
  4. Pilih 'Tidak Disahkan' di ruangan 'Status Pengumpulan Maklumat'
  5. Klik butang HANTAR

 

Melalui kaedah ini, CO akan terima makluman tidak disahkan melalui peti pesanan dan CO boleh selenggara semula waktu kerja lebih masa bagi bulan yang berkenaan.

 

14

Bagaimana saya ingin menghapuskan rekod permohonan keluar pejabat?

 

Permohonan keluar pejabat yang telah dihantar hanya bleh dihapuskan/dibatalkan oleh Pentadbir Cuti Agensi melalui menu Kemaskini Permohonan Keluar Pejabat.

 

Penamatan Perkhidmatan

FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

 

 

Soalan

Jawapan

 

Apakah objektif Modul Penamatan Perkhidmatan?

  • Memudahkan urusan peralihan keluar Pemilik Kompetensi dari perkhidmatan Kerajaan dilaksanakan secara dalam talian; dan
  • Menyediakan maklumat untuk memahami dan menilai pola penamatan perkhidmatan dalam sektor awam.

 

  •  

    Apakah pra syarat pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan?

    Melengkapkan DATA ASAS di modul/submodul berikut dengan TEPAT dan BETUL:

    • Modul Pengurusan Rekod Peribadi.
    • Modul Profil Perkhidmatan
    • Modul Data Perjawatan
    • Modul Pembangunan
    • Submodul Pengurusan Cuti
    • Submodul Pengurusan Tatatertib
    • Submodul Pengurusan Saraan (Elaun)
    • Submodul Pengurusan Pinjaman

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Modul Pengurusan Rekod Peribadi?

     

    • Maklumat Keluarga
    • Nombor KWSP
    • Nombor dan Jenis Kad Pengenalan Semasa
    • Nombor dan Jenis Kad Pengenalan Dahulu

     

    • Nama

     

    • Jantina
    • Bangsa Keturunan

     

    • Agama

     

    • Gelaran
    • Tarikh Lahir

     

    • Taraf Perkahwinan

     

    • Tarikh Kematian Ahli Keluarga (mana yang berkaitan)

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di SubModul Profil Perkhidmatan?

     

    • Skim Perkhidmatan
    • Jenis Perkhidmatan
    • Jawatan Akhir
    • Kumpulan Perkhidmatan
    • Status Lantikan Pertama
    • Tarikh Lantikan Pertama
    • Tarikh Disahkan Lantikan Pertama
    • Tarikh Lantikan Akhir
    • Tarikh Disahkan Lantikan Akhir
    • Gred Gaji Akhir
    • Gaji Akhir
    • Tangga Gaji Akhir
    • Tarikh Mula Perkhidmatan
    • Tarikh Akhir Perkhidmatan

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Modul Data Perjawatan?

    • Alamat Tempat Kerja 1
    • Alamat Tempat Kerja 2
    • Alamat Tempat Kerja 3
    • Poskod Tempat Kerja
    • Bandar Tempat Kerja
    • Negeri Tempat Kerja Negara
    • Tempat Kerja Kumpulan Agensi

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Submodul Pengurusan Cuti?

     

    • Maklumat Sejarah Cuti
    • Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Submodul Pengurusan Tatatertib?

     

    • Status Bankrap

     

    • Status Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)
    • Status Bebas dari Tindakan Mahkamah

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Submodul Pengurusan Saraan?

     

    • Skim Gaji

     

    • Gred Gaji Akhir
    • Tangga Gaji

     

    • Gaji Akhir

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Submodul Pengurusan Saraan (Elaun)?

     

    • Imbuhan Tetap Khidmat Awam
    • Imbuhan Tetap Perumahan
    • Imbuhan Tetap Keraian
    • Imbuhan Tetap Jawatan Utama/Gred Khas
    • Elaun Berpencen

     

     

    Apakah data asas yang wajib dilengkapkan di Submodul Pengurusan Pinjaman?

     

    • Kod Potongan
    • Nombor Akaun Hutang
    • Nombor Rujukan Fail
    • Jumlah Hutang
    • Jumlah Potongan Bulanan

     

     

    Siapakah yang boleh menggunakan modul ini?

     

    Penjawat awam yang hendak menamatkan perkhidmatan dengan Kerajaan dan pegawai sumber manusia yang menguruskan hal ehwal penamatan perkhidmatan.

     

     

    Apakah fungsi-fungsi yang terdapat di dalam Modul Penamatan Perkhidmatan?

    Terdapat 6 fungsi utama didalam Modul Penamatan Perkhidmatan iaitu:

    • Fungsi Persaraan Paksa
    • Fungsi Persaraan Sukarela
    • Fungsi Merekod Maklumat Kematian
    • Fungsi Pencantuman Perkhidmatan Lepas
    • Fungsi Maklumat Asas Bakal Pesara
    • Fungsi Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan
     

    Apakah yang dimaksudkan dengan penamatan perkhidmatan secara sukarela?

     

    Penamatan perkhidmatan sukarela bermaksud pemilik kompetensi boleh menamatkan perkhidmatan secara sukarela.

     

     

    Apakah yang dimaksudkan dengan penamatan perkhidmatan secara paksa?

     

     

    Penamatan Perkhidmatan secara paksa bermaksud seseorang pemilik kompetensi perlu meninggalkan perkhidmatan awam atas sebab-sebab tertentu seperti yang dinyatakan dalam Akta Pencen 1980.

     

     

    Saya hendak memohon persaraan pilihan sendiri. Bila saya klik pull-down menu untuk membuat pilihan, hanya ada pilihan peletakan jawatan sahaja yang dipaparkan.

     

    Pull-down menu bagi permohonan persaraan pilihan tidak memaparkan ‘Persaraan Pilihan Sendiri’ kerana pemohon tidak memenuhi salah satu syarat berikut:

    • Perlu berumur 40 tahun atau lebih;
    • Telah berkhidmat dengan kerajaan sekurang-kurangnya 10 tahun;
    • Telah disahkan dalam perkhidmatan
    • Mengambil skim pencen.

     

     

    Gambar tidak dipaparkan semasa hendak mencetak borang JPA.BP.HRMIS01 walaupun semasa membuka paparan boring, gambar tersebut ada.

    Pemilik Kompetensi / Pentadbir Rekod Peribadi perlu memuat naik gambar bersaiz kurang 204K di modul Pengurusan Rekod Peribadi untuk membolehkan imej ditukar ke format PDF.

     

     

    Saya hendak membuat pengesahan sumber logistik pemilik kompetensi yang akan menamatkan perkhidmatan tetapi tiada maklumat logistik di dalam UI berkenaan.

     

    Maklumat sumber logistik di ambil dari Jawatan Sebenar (AP) pemilik kompetensi berkenaan. Pentadbir Data Perjawatan perlu mengemaskini maklumat sumber logistik tersebut dalam Modul Data Perjawatan.

     

     

    Bolehkah saya membatalkan permohonan Persaraan Pilihan yang belum disahkan di dalam sistem?

    Boleh. Untuk membatalkan permohonan Persaraan Pilihan, pemilik kompetensi perlu ke menu Penamatan Perkhidmatan Sukarela > Memohon Penamatan Perkhidmatan > Tab Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan.

     

     

    Bolehkah saya membatalkan permohonan Persaraan Pilihan yang telah disahkan di dalam sistem?

     

    Pembatalan permohonan yang telah disahkan hanya dapat dilakukan oleh pihak JPA, mohon berhubung terus melalui Meja Bantuan JPA.

     

    Saya memilih skim KWSP dan ingin menamatkan perkhidmatan lebih awal. Bagaimanakah proses penamatan saya ini dapat dilaksanakan melalui HRMIS?

    Bakal pesara yang memilih skim KWSP tidak layak untuk diproses melalui HRMIS.

     

    Saya telah klik ‘Hantar’ untuk permohonan persaraan namun ia tidak dipaparkan di dalam inbox Penyokong / Pengesah / Pelulus / Pentadbir untuk proses seterusnya?

     

    Pentadbir Aliran Kerja perlu menyemak aliran kerja di Menu Menjejaki Aliran Kerja. Sekiranya aliran kerja adalah salah, Pentadbir Aliran Kerja perlu memajukan permohonan itu kepada penerima yang betul melalui Menu “Memantau Senarai Transaksi”. Pentadbir Aliran Kerja perlu set semula aliran kerja dengan betul.

     

     

    Saya telah menghantar permohonan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan tetapi masih belum dicetak. Bagaimana cara untuk saya mencetak borang-borang yang telah dihantar?

     

    Mohon Pentadbir Penamatan Perkhidmatan untuk kembali ke Menu “Notis ke Pasca Perkhidmatan” untuk mencetak borang-borang yang berkaitan.

     

     

    Bagaimana saya hendak menyemak permohonan yang telah Berjaya dihantar ke POWER?

     

    • Pentadbir Integrasi perlu menyemak status penghantaran di Modul Pentadbiran Sistem > Menu Integrasi > Penamatan Perkhidmatan > Status Penghantaran

     

     

    • Pentadbir Penamatan Perkhidmatan boleh menyemak di Menu Notis ke Pasca Perkhidmatan – Mesej Berjaya diHantar ke POWER akan dipaparkan di dalam Hyperlink ke Integrasi

     

     

    Kenapa Pentadbir tidak dapat selenggara umur bersara apabila mesej ‘Tiada rekod ditemui’ dipaparkan?

    • Pemilik Kompetensi tidak mengemaskini maklumat tarikh lahir di Modul Pengurusan Rekod Peribadi

     

     

    • Mohon membuat carian Unit Organisasi (BU) Pemilik Kompetensi dengan tepat di Menu Selenggara Umur Bersara

     

    • Pastikan maklumat profil perkhidmatan adalah betul dan lengkap

     

     

    Apa perlu saya buat jika mesej ‘Penerima tiada kelapangan’ dipaparkan apabila saya ‘Hantar’ permohonan?

     

    Pentadbir Aliran Kerja perlu menyemak dan mengemaskini aliran kerja proses yang berkenaan

     

     

     

    Kenapa rekod pesara tidak ditemui setelah selesai kemas kini di Menu Pemberitahuan Persaraan Penamatan Perkhidmatan?

     

    Sila klik tab ‘Draf Penamatan Perkhidmatan’. Pentadbir akan dapati rekod pesara berada di situ.

     

     

    Kenapa mesej ‘Anda tidak layak memohon persaraan pilihan’ dipaparkan apabila saya memilih Menu Memohon Persaraan Pilihan?

     

    Antara sebab-sebab yang mungkin:

     

    • Tidak selenggara umur bersara
    • Tempoh perkhidmatan tidak cukup 10 tahun
    • Profil perkhidmatan tidak lengkap

     

     

    Bagaimana hendak cetak Borang Penamatan Perkhidmatan Kematian yang telah dihantar ke POWER

     

    Mohon pentadbir sandangan mengemaskini semula tarikh luput sandangan CO ke 31/12/9999. Sila kemaskini semula tarikh setelah proses cetak borang telah dilakukan.

     

     

    Mohon batalkan persaraan pilihan CO

     

    CO yang hendak bersara pilihan perlu melaksanakan sendiri pembatalan di Menu Penamatan Perkhidmatan > Penamatan Perkhidmatan Sukarela > (Tab: Membatalkan Pemohonan Persaraan Pilihan)

     

    Tiada butang HANTAR di menu maklumat persaraan untuk integrasi

     

    Data CO tidak lengkap. Mohon mengemaskini maklumat yang diperlukan semasa proses penghantaran persaraan untuk integrasi. Maklumat boleh disemak pada borang yang dipaparkan. Maklumat yang tidak lengkap akan ditulis dengan tulisan berwarna hijau. Setelah kesemua maklumat yang diperlukan telah LENGKAP, butang HANTAR akan muncul secara automatik kerana ianya adalah terkawal berdasarkan maklumat-maklumat penting yang perlu dihantar.

     

     

    Tidak boleh papar untuk cetak Borang HRMIS01

     

    Mohon kemaskini semula gambar CO dengan menggunakan format yang dicadangkan di menu Rekod Peribadi

     

     

    Kenapa tiada lookup Pencen Pilihan

     

    CO belum cukup syarat untuk bersara. Jika CO telah cukup syarat tetapi paparan lookup masih tiada, sila semak maklumat di profil perkhidmatan CO iaitu maklumat Status Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pemilik Kompetensi. Ia mestilah tarikh pengesahan lantikan pertama sahaja yang perlu dicatatkan disini.

     

     

    Apakah senarai bank yang diiktiraf oleh Bahagian Pasca?

    1. Bank Muamalat (M) Berhad
    2. Malayan Banking Berhad (Maybank)
    3. Bank Simpanan Nasional
    4. Affin Bank Berhad
    5. CIMB Bank Berhad
    6. Bank Islam Malaysia Berhad
    7. Public Bank Berhad
    8. Alliance Bank Berhad
    9. RHB Bank Berhad
    10. HSBC Bank Malaysia Berhad
    11. Bank Kerjasama Rakyat (Malaysia) Berhad
    12. Hong Leong Bank Berhad
    13. Agro Bank Berhad

     

     

    Sasaran Kerja Tahunan

    FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

     

     

    Soalan

    Jawapan

    1

    Siapakah yang boleh mengisi maklumat Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan bagaimana dengan Pegawai kontrak?

     

    Semua Penjawat Awam atau Pemilik Kompetensi (Competency Owner atau CO) yang dikenali sebagai Pegawai Yang Dinilai (PYD) boleh mengisi maklumat SKT. Pegawai kontrak yang termasuk/di ambilkira di dalam Waran Perjawatan boleh mengisi maklumat SKT.

    2

    Apakah pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT?

    Pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan SKT dan LNPT yang berkuatkuasa adalah Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2002 (Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan) dan telah dibuat pindaan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2009 (Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam) dan  Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 (Borang Laporan Penilaian Prestasi Khas Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam).

     

    3

    Bolehkah saya menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem tanpa menghantar kepada PPP saya?

     

    Pemilik Kompetensi boleh menyimpan senarai aktiviti/projek yang dimasukkan ke dalam sistem sebelum dihantar kepada PPP supaya ia boleh dikemaskini sekiranya berlaku pindaan atau tambahan maklumat.

    4

    Sekiranya saya cuti belajar, adakah saya perlu memasukkan maklumat SKT ke dalam sistem ini?

    Maklumat SKT tidak perlu dimasukkan ke dalam sistem bagi Pemilik Kompetensi yang cuti belajar. Walaubagaimana pun, markah penilaian prestasi bagi Pemilik Kompetensi yang sedang cuti belajar perlu dimasukkan ke dalam sistem melalui menu Penilaian Prestasi Bagi Tempoh Berkursus yang disenggara oleh Urusetia PPSM setelah mendapat maklumbalas melalui Borang PSD / secara manual dari Pensyarah IPTA berkenaan. Maklumat rekod pengajian perlu dikemaskini terlebih dahulu oleh pentadbir melalui Data Sejarah Pembangunan > Program Pengajian. Modul Pembangunan > Submodul Pengajian adalah berkaitan.

     

    5

    Saya baru bertukar jabatan, bolehkah saya terus menggunakan HRMIS untuk memasukkan SKT?

     

    Sandangan perlu dilakukan ke Unit Organisasi atau Business Unit (BU) di jabatan yang baru terlebih dahulu sebelum diberi peranan dan capaian ke sistem HRMIS dan seterusnya perlu mendapatkan maklumat SKT di Unit Organisasi yang baru tersebut sebelum boleh memasukkan SKT.

     

    6

    Apakah maklumat yang wajib dilengkapkan untuk saya menggunakan sub modul SKT dan LNPT ini?

     

    Maklumat Profil Perkhidmatan iaitu Skim Perkhidmatan, Gred Jawatan, Gred Gaji  perlu dikemaskini ke dalam sistem HRMIS sebelum menggunakan submodul SKT dan LNPT supaya Pemilik Kompetensi atau Pegawai Yang Dinilai akan mendapat paparan borang Penilaian Prestasi  mengikut kumpulan yang betul/sepatutnya.

    7

    Bolehkah saya menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaan saya untuk dimasukkan dalam SKT saya?

     

    Pemilik Kompetensi yang diberi peranan sebagai Pegawai Penilai Pertama (PPP) mempunyai kemudahan untuk menyalin SKT Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawah seliaannya.  SKT daripada PYD tersebut perlulah disahkan terlebih dahulu.

    8

    Di manakah saya boleh mengesahkan aktiviti/projek SKT PYD saya?

     

    Pengesahan aktiviti/projek SKT PYD di bawah seliaan PPP boleh disahkan melalui dua (2) cara, iaitu:

    • Melalui peti pesanan pengguna
    • Melalui menu SKT

     

    9

    Apa yang perlu saya lakukan jika dalam peti pesanan saya atau melalui modul SKT saya terdapat maklumat pemberitahuan untuk mengesahkan aktiviti/projek PYD yang bukan di bawah seliaan saya?

     

    Pegawai boleh mendapatkan maklumat PPP sebenar PYD tersebut daripada Urusetia PPSM atau Pentadbir LNPT. Seterusnya, majukan (forward) maklumat tersebut (di dalam peti pesanan) kepada PPP yang sebenar.

    10

    Saya sebagai urusetia, bolehkah saya mendapatkan maklumat bagi pegawai yang sudah memasukkan SKT dan pegawai yang belum memasukkan SKT mereka?

     

    Urusetia boleh mengeluarkan laporan berbentuk senarai bagi Pemilik Kompetensi yang sudah atau belum memasukkan SKT melalui 'Laporan Senarai CO Yang Memasukkan SKT Melalui Aplikasi HRMIS'.

    11

    Adakah SKT yang dicadangkan gugur oleh PYD boleh di hapuskan?

    SKT yang dicadang untuk digugurkan jika klik butang SIMPAN akan mempunyai status 'Cadangan Digugurkan' dan kotak untuk 'check box' akan di ‘dim' kan.  Ini bermakna SKT yang telah dicadang untuk digugurkan tidak boleh dihapuskan di peringkat PYD.

     

    12

    Bolehkah SKT yang telah diluluskan oleh PPP dikemaskini oleh PYD?

    Ya, SKT yang telah disahkan(Status dari 'Memerlukan Pengesahan' -> 'Disahkan') masih boleh dikemaskini oleh PYD. Ini kerana proses SKT merupakan proses dua hala sepanjang tahun penilaian.

    Status SKT 'Disahkan' akan menjadi 'Draf' semula dan PYD perlu klik butang HANTAR kepada PPP semula bagi membolehkan PPP mengesahkan semula SKT tersebut.

     

    13

    Berapa banyak aktiviti/program yang boleh dimasukkan ke dalam sistem SKT?

    Bilangan aktiviti/ program yang dimasukkan ke dalam sistem adalah tidak terhad.

    14

    Bagaimana untuk membuat perubahan pada aktiviti SKT yang telah disahkan oleh Pegawai Penilai?

     

    Pengguna boleh terus membuat pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang SIMPAN. Aktiviti SKT tersebut akan berubah status kepada status ‘Draf’ dan aktiviti tersebut perlu dihantar kepada Pegawai Penilai semula untuk disahkan.

     

    15

    Bagaimana untuk menghapuskan aktiviti SKT yang telah disahkan?

    Aktiviti yang telah disahkan bermaksud telah mendapat maklum atau pengesahan daripada Pegawai Penilai. Hanya aktiviti SKT yang berstatus ‘Draf’ sahaja yang boleh dihapuskan. Untuk menukar status aktiviti daripada ‘Disahkan’ kepada ‘Draf’, pengguna perlu membuat sedikit pindaan pada aktiviti SKT tersebut dan klik butang SIMPAN. Selepas aktiviti SKT berubah ke status ‘Draf’, PYD boleh klik pada ‘checkbox’ aktiviti SKT dan klik butang HAPUS.

     

    16

    Pada paparan Sasaran Kerja Tahunan, apabila klik HANTAR, dipaparkan mesej ‘Tiada Perancangan Baru’.

     

    Apakah maksud ini?

     

    Tiada apa-apa perubahan atau penambahan kepada aktiviti SKT sedia ada.

    17

    PYD saya tidak mengisi maklumat SKT, bolehkah saya membuat penilaian LNPT beliau?

     

    PPP tidak dapat membuat penilaian kerana proses hantar LNPT ke PPP tidak dibenarkan jika terdapat status SKT PYD tidak diisi atau tidak lengkap atau tidak mengisi Pencapaian Akhir Tahun dan tidak Disahkan.

    18

    Adakah SKT semua PYD akan disenaraikan dalam skrin Pengesahan Pegawai Yang Dinilai walaupun PYD tersebut belum mencipta SKT baru / belum menghantar SKT kepada Pegawai Penilai Pertama untuk pengesahan?

    Pada menu pengesahan, paparan Pegawai Penilai Pertama akan menyenaraikan Senarai Pegawai Yang Diselia di bawah PPP dan sentiasa terdapat hyperlink pada setiap nama PYD tersebut bertujuan supaya PPP dapat melihat dan memantau SKT PYD dari semasa ke semasa.

     

    Sekiranya PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik TERUSKAN, sistem memaparkan mesej 'SKT untuk tahun prestasi 2016 tidak wujud', ini bermaksud PYD tersebut belum membuat atau memasukkan aktiviti SKT beliau pada tahun tersebut.

     

    Jika PPP klik pada salah satu nama PYD dan klik TERUSKAN, sistem memaparkan senarai SKT PYD, ini bermaksud PYD telah memasukkan SKT beliau.

     

    Walaubagaimana pun, STATUS pada aktiviti SKT perlulah diberi perhatian kerana membawa maksud seperti berikut:

     

    • DRAF - aktiviti SKT dalam simpanan PYD dan belum Klik HANTAR untuk pengesahan PPP.

     

    • MEMERLUKAN PENGESAHAN - PYD telah klik HANTAR kepada PPP dan memerlukan pengesahan daripada PPP.
    • DISAHKAN - aktiviti SKT PYD telah disahkan oleh PPP.

     

    Sebagai tambahan, pada paparan senarai pegawai yang diselia terdapat lajur STATUS sebagai indicator kepada PPP untuk mengambil tindakan.

     

    19

    Bolehkan saya mengesahkan SKT 2016 pegawai seliaan saya pada tahun berikutnya contoh 2017.

     

    Boleh, PPP hanya perlu tukar default Tahun semasa (iaitu 2017) kepada tahun 2016 dan klik butang Teruskan untuk sistem memaparkan senarai aktiviti SKT PYD pada tahun 2016.

     

    Pengurusan Rekod Peribadi

    FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

     

     

    Soalan

    Jawapan

    1

    Kenapa saya tidak boleh masukkan maklumat 'Anak kandung'?

     

    Maklumat suami/isteri perlu dimasukkan dan disahkan terlebih dahulu. Selepas disahkan, maklumat 'Anak kandung' bolehlah dimasukkan.

     

    2

    Kenapa status perkahwinan saya masih lagi “Bujang” walaupun telah berkahwin?

     

    Status perkahwinan akan berubah setelah Pemilik Kompetensi mengemaskini maklumat pasangan di TAB KELUARGA.

     

    3

    Saya ingin masukkan maklumat Akademik tetapi semasa memilih Institusi, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan Institusi. Apa yang perlu saya lakukan?

     

    Pemilik Kompetensi hendaklah menghantar email kepada Meja Bantuan JPA berserta softcopy Sijil Akademik yang ada menyatakan nama Institusi berkenaan.

     

    4

    Bolehkah anak/bapa angkat menggunakan eGL?

     

    Boleh jika mendapat Pengesahan/kelulusan dari Jabatan Kebajikan Masyarakat. Pegawai perlu memuatnaik salinan softcopy Sijil Pengangkatan yang dikeluarkan oleh pihak JPN semasa menambah maklumat keluarga dalam Modul Rekod Peribadi atau mengemukakan salinan hardcopy Sijil Pengangkatan sekiranya diperlukan oleh pegawai yang mengesahkan maklumat anak angkat tersebut.

     

    5

    Apa itu Gemulah?

     

    Seseorang yang meninggal semasa dalam perkhidmatan atau pesaraan dinamakan GEMULAH.

     

    6

    Masalah berhubung kod tanggungan

     

    Mohon CO atau pengesah rekod peribadi CO kemaskini maklumat kod tanggungan anak tersebut di menu Pengurusan Rekod Peribadi > Kemaskini Rekod Peribadi > Keluarga > Pilih maklumat anak dan kemaskini maklumat kod tanggungan

     

    7

    Bagaimana untuk membetulkan  kesilapan maklumat 11 item CO baru diwujudkan?

     

    CO boleh kemaskini kesilapan 11 item JPN tersebut di menu Kemaskini Rekod Peribadi > Data Peribadi (sekiranya ruangan tersebut masih boleh dikemaskini). Sekiranya CO boleh kemaskini maklumat tersebut, bermaksud data CO masih belum disahkan oleh JPN. Sekiranya ruangan untuk 11 item tersebut tidak boleh dikemaskini (data telah disahkan oleh JPN), CO perlu kemukakan salinan No.KP melalui Meja Bantuan JPA untuk semakan lanjut Pemilik Modul / semakan semula JPN.

     

    8

    Mohon hapus rekod keluarga

     

    Pentadbir rekod peribadi perlu hapuskan rekod tersebut di menu Pentadbiran Sistem > Penyelenggaraan Rekod > Pengurusan Rekod Peribadi > Hapus Rekod Peribadi >  masukkan No.KP CO > pilih TAB maklumat yang hendak dihapuskan >  Klik pada rekod tersebut > Hapus.

     

    Sekiranya rekod tersebut tidak boleh dihapuskan (telah digunakan dalam modul lain), mohon majukan masalah tersebut kepada Meja Bantuan JPA berserta salinan No.KP CO dan maklumat keluarga yang hendak dihapuskan.

     

    Kaedah ini terpakai untuk kesemua tab lain dalam Modul Rekod Peribadi.

     

    9

    Bagaimana hendak kemaskini status perkahwinan CO?

     

    • Dari berkahwin ke Belum Berkahwin
    • Dari Belum Berkahwin kepada Berkahwin
    • Dari Berkahwin kepada Balu/Janda/Duda

     

    Pohon kemukan salinan No.KP CO yang bermasalah kepada Meja Bantuan JPA. Semakan akan dilakukan bagi memastikan status tersebut adalah sahih sebelum pengemaskinian dilakukan.

     

    Status perkahwinan akan berubah secara automatik setelah penambahan maklumat pasangan di Tab Keluarga dan maklumat tersebut telah disahkan oleh pengesah rekod peribadi tuan.

     

    Pohon CO kemaskini Tarikh Kematian/Perceraian pada maklumat pasangan di Tab Keluarga.

     

     

    10

    Apakah fungsi Semakan Data?

     

    Semakan Data memaparkan status berintegriti atau tidak ke atas 21 data yang diKPIkan untuk elemen Pemurnian Data (melibatkan Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi) dalam Kamus KPI HRMIS. Paparan tersebut adalah data sehari lewat. Sekiranya data dikemaskini pada hari ini, pohon CO semak keesokan harinya untuk melihat status data tersebut.

     

    11

    Saya ingin memasukkan maklumat Anugerah tetapi semasa memilih Nama Anugerah, tiada dipaparkan dalam senarai pilihan. Apa yang perlu saya lakukan?

     

    CO perlu mengemukakan salinan Sijil Anugerah tersebut untuk ditambah ke dalam HRMIS sekiranya perlu.

     

    Penjanaan Kelayakan Cuti 2017

    Adalah dimaklumkan bahawa aktiviti Penjanaan Kelayakan Cuti untuk Tahun 2017 akan dilaksanakan. Sila ambil perhatian berkenaan perkara-perkara berikut:

    1. Permohonan Cuti melalui HRMIS dan MyHRMIS Cuti akan DITUTUP mulai 14/12/2016 sehingga 2/1/2017. Oleh itu, aktiviti Permohonan Cuti hingga Kelulusan Cuti perlu selesai SEBELUM 14/12/2016.
    2. Permohonan GCR dan Cuti Bawa ke Hadapan perlu diluluskan SEBELUM 22/12/2016. Mohon semua Pemilik Kompetensi menyemak status GCR dan Cuti Bawa Ke Hadapan sebelum aktiviti penjanaan cuti dilaksanakan oleh Pentadbir Cuti.
    3. Aktiviti Penjanaan Kelayakan Cuti Tahun 2017 akan bermula pada 22/12/2016.
    4. Permohonan Cuti melalui HRMIS dan MyHRMIS Cuti akan DIBUKA SEMULA pada 3/1/2017.

     

     

    Tatatertib

    FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

     

     

    Soalan

    Jawapan

     1

    Apakah peranan untuk mengakses Fungsi Tatatertib?

    Peranan yang terlibat adalah Pentadbir Tatatertib Agensi.

    Peranan ini diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap maklumat tatatertib di agensi.

     

    [1209] - Data Sejarah()

    [120910] - Pengurusan Komunikasi Dan Tatatertib Pekerja()

    [12091001] - Pengurusan Tatatertib()

    [576] -  Pentadbir Tatatertib Agensi

     

     2

    Kes bagaimana yang boleh direkodkan ke dalam HRMIS?

    Kes-kes yang telah selesai hendaklah direkodkan ke dalam HRMIS. Walau bagaimanapun, kes-kes yang belum selesai juga digalakkan untuk direkodkan ke dalam HRMIS. Namun, Status Keseluruhan Kes akan direkodkan sebagai Belum Selesai.

     

     3

    Tiada jenis prosedur bagi surcaj, tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan, pegawai yang tertakluk kepada perintah tahanan, pegawai yang tertakluk kepada prosiding jenayah dan penamatan perkhidmatan demi kepentingan awam.

     

    Pelaksanaan Fungsi Tatatertib kepada semua agensi bagi Tahun 2015 yang diarahkan oleh Bahagian Perkhidmatan (BK), JPA mengkhususkan kemasukan data tatatertib jenis prosedur Kes Am sahaja.

     

    Walau bagaimana pun, input dan maklum balas dari agensi amat dialukan bagi proses penambahbaikan pada masa akan datang. Bagi perkara-perkara yang melibatkan prosedur dan proses, kami perlulah berhubung dengan Bahagian Komunikasi JPA untuk sebarang penambahan maklumat yang diperlukan sebelum ia dimasukkan ke dalam sistem HRMIS.

     

    4

    Apakah peraturan/akta/pekeliling yang berkaitan tatatertib untuk rujukan?

    Peraturan yang berkaitan tatatertib adalah seperti berikut:

     

    • Peraturan - Peraturan Pegawai Awam

    ( Kelakuan & Tatatertib ) 1993 -  P.U.(A) 395/1993

    • Peraturan - Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 -  U.(A) 396/1993

     

    Lain-Lain Peraturan / Akta adalah seperti berikut:

     

    • Seksyen 18 - Akta Acara Kewangan 1957
    • Arahan Perbendaharaan 1970
    • Akta Rahsia Rasmi 1980
    • Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 – P.U.(A)176/2005 Berkuat Kuasa 1.5.2005
    • Perintah-Perintah Am Bab `B’, `C’, `E’, `F’ Dan `G’
    • Pekeliling/ Surat Pekeliling / Surat Pekeliling Am / PKPA / Surat Edaran Dan Akta Berkaitan

     

     

    MBJ

    FAQ – Punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

     

    Bil

    Soalan

    Jawapan

    1

    Mengapa saya tidak boleh menggunakan sub modul MBJ di HRMIS one/Klasik?

    Untuk makluman, sub modul MBJ ini adalah modul yang telah ditambah baik dan berbeza daripada sub modul MBJ yang dahulu. Oleh hal demikian, sub modul ini hanya boleh digunakan di HRMIS 2.0 sahaja.

     

    2

    Apakah penetapan tugas (peranan) yang perlu diberikan?

    PENETAPAN TUGAS:

     

    [06] Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja (ECBM)

    [0601] Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja (MER)

    [268] MBJ Secretariat (Agency Level) – Perlu diberikan kepada Setiausaha Pihak Pegawai /Urus setia MBJ Agensi

     

    [12] Pentadbiran Sistem (SA)

    [1202] Aliran Kerja (WF)

    [110] Workflow Administrator (MER) : Perlu diberikan kepada Pentadbir Sistem Agensi

     

    3

    Apakah aliran kerja yang perlu diselenggarakan?

    PENETAPAN ALIRAN KERJA :

     

    • MER-030 : Penghantaran Pindaan Perlembagaan MBJ
    • MER-042 : Penghantaran Maklumat Mesyuarat Untuk Pengesahan Penerimaan
    • MER-044 : Penghantaran Maklumat Tarikh Perancangan Mesyuarat MBJ Agensi

     

    4

    Bagaimana untuk mengemaskini rekod MBJ agensi seperti nama MBJ dan nombor pendaftaran?

     

    Pada masa ini, MBJ/Urus setia MBJ Agensi perlu membuat pengesahan nama MBJ dan Nombor Pendaftaran MBJ kepada Bahagian Saraan, JPA terlebih dahulu. Selepas itu, urus setia perlu menghantar maklumat MBJ yang disahkan tersebut melalui Meja Bantuan JPA bagi tujuan pengemaskinian maklumat tersebut di dalam HRMIS.

     

    5

    Bagaimana ingin mewujudkan nama MBJ baru bagi agensi?

     

    Pada masa ini, MBJ/Urus setia MBJ Agensi masih perlu membuat permohonan Penubuhan MBJ secara manual kepada kepada Bahagian Saraan, JPA. Mohon menghubungi Pegawai di Sektor KM3 ( Puan Zainah Binti Taib dan Encik Abd Samat Bin Mohd )

     

    6

    Mengapa pada Fungsi Mesyuarat, ruangan Semakan Setiausaha MBJ kabur dan menyebabkan penghantaran minit mesyuarat tidak boleh dilakukan?

     

    Untuk makluman, hanya Setiausaha Pegawai sahaja yang boleh melakukan proses semakan dan klik butang hantar di Tab Semakan Setiausaha tersebut. Sekiranya urus setia atau pegawai lain yang login, ruangan tersebut akan kabur (disable). Mohon memaklumkan kepada Setiausaha Pegawai supaya membuat tindakan tersebut.

    7

    Bagaimana Setiausaha Pekerja membuat pengesahan Minit Mesyuarat MBJ?

    Setiausaha Pekerja boleh membuat pengesahan Minit Mesyuarat tersebut melalui Peti Pesanan. Pastikan nama Setiausaha Pekerja tersebut telah dikemaskini terlebih dahulu di dalam Fungsi Pentadbiran > Kemas Kini Ahli.

     

    8

    Bagaimana agensi induk SUK boleh melihat semua MBJ agensi di bawah seliaan?

    Carian MBJ hanya memaparkan senarai MBJ mengikut agensi masing-masing sahaja buat masa ini. Bahagian Saraan selaku Pemilik Modul bagi Submodul MBJ HRMIS memaklumkan belum ada keperluan untuk membenarkan Agensi Induk memantau keseluruhan aktiviti pengunaan Submodul MBJ melalui HRMIS bagi Agensi di bawahnya.

    Bagi tujuan pemantauan di peringkat Agensi Induk, mohon maklumkan kepada agensi di bawah supaya membuat ‘Salinan Kepada’ semasa Agensi di bawah pemantauan menghantar Maklumat Mesyuarat MBJ dengan memasukkan Nama Pegawai yang bertanggungjawab di Agensi Induk.

     

    LNPT

    FAQ - punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

     

     

    Soalan

    Jawapan

    1

    Bagaimana saya boleh mengetahui siapa Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) saya?

    PPP dan PPK akan ditentukan oleh unit/sektor atau cawangan Pemilik Kompetensi masing-masing. Pentadbir LNPT yang mempunyai peranan sebagai Pentadbir (Performance Management Administrator) yang akan membuat kemasukan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi.

     

    Setiap Pemilik Kompetensi juga perlu memastikan nama PPP adalah betul. Ianya dipaparkan di bahagian Ulasan PPP dan Bahagian Ulasan PPK. Sekiranya nama PPP/PPK yang dipaparkan adalah salah, sila berhubung dengan Pentadbir di Agensi/Jabatan masing-masing.

     

    2

    Bolehkah saya mengetahui markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP saya?

    Markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP boleh diketahui oleh PYD sekiranya PPP menggunakan kemudahan yang disediakan dalam sub modul prestasi ini iaitu dengan menandakan “Checkbox” (Saya bersetuju markah dimaklumkan kepada PYD)’ di bahagian “Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama”

     

    3

    Siapakah Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)?

    Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia ditentukan oleh agensi sendiri yang lazimnya adalah terdiri daripada personel di Unit Prestasi Bahagian Sumber Manusia dan diberi peranan sebagai Urusetia (Performance Management Secretariat). Peranan urusetia PPSM dinyatakan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 2002.

     

    4

    Sekiranya saya sebagai urusetia, di mana saya boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu?

     

    Urusetia PPSM boleh mendapatkan semula maklumat LNPT pegawai bagi tahun-tahun terdahulu melalui menu Data Sejarah -> Penilaian Prestasi dan memasukkan maklumat IC PYD dan tahun yang dikehendaki. Peranan Historical Data Administrator (Performance Management) adalah berkaitan.

     

    5

    Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya untuk tahun 2009 melalui submodul LNPT ini sekiranya saya bercuti belajar pada awal Julai 2009?

     

    Tempoh Julai hingga Disember adalah mencukupi enam (6) bulan bagi membolehkan PPP yang baru menilai PYD. Walaubagaimana pun, Sektor/Cawangan/Bahagian atau Unit Organisasi boleh menentukan siapa PPP yang berhak menilai PYD tersebut.

    6

    Bolehkah saya menilai prestasi PYD saya di jabatan lama setelah saya berpindah ke jabatan baru?

     

    Peranan sebagai PPP/PPK di jabatan baru perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum boleh menilai PYD di jabatan lama sekiranya masih ditetapkan sebagai PPP/PPK kepada PYD di jabatan lama.

     

    7

    Untuk LNPT, kenapa No. KP CO akan berada pada ruangan No. KPT apabila CO ingin memaparkan LNPT yang telah dihantar. Apakah maksud KPT itu?

     

    No. KPT adalah merujuk kepada Nombor Kad Pengenalan Terperinci iaitu nombor. K/P yang mempunyai 12 digit.

    Untuk pengetahuan, CO yang lahir sebelum tahun 1978 mempunyai dua (2) nombor kad pengenalan (No.K/P lama yang mempunyai tujuh (7) atau lapan (8) digit dan No. KPT).

     

    8

    Adakah PPK boleh meminda markah penilaian prestasi yang diberikan oleh PPP kepada PYD?

     

    Tidak. PPK tidak boleh meminda markah penilaian prestasi yang telah diberikan oleh PPP kepada PYD.

    9

    Adakah PYD boleh membuat pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP?

    Tidak. PYD tidak boleh membuat apa-apa pindaan selepas menghantar LNPT kepada PPP. Oleh itu, PYD hendaklah memastikan maklumat adalah betul sebelum menghantarnya kepada PPP. Ini kerana proses LNPT adalah proses sehala.

     

    Walau bagaimana pun, PYD boleh juga berhubung dengan urusetia PPSM dan berikut adalah langkah yang perlu diambil:

     

    1. PYD perlu maklumkan kepada PPP terlebih dahulu supaya tidak membuat penilaian dahulu.

    2. PYD maklumkan kepada Urusetia PPSM (berkenaan maklumat kursus/kegiatan di Bahagian II yang ingin ditambah).

    3. Urusetia PPSM menambah maklumat tersebut di bahagian II melalui menu data sejarah LNPT.

    4. Seterusnya, PYD memaklumkan kepada PPP untuk membuat penilaian dan hantar kepada PPK untuk penilaian seterusnya.

     

    Untuk makluman: penambahan ke atas maklumat-maklumat yang diminta daripada PYD untuk dimasukkan melalui data sejarah adalah atas budi bicara pihak urusetia PPSM.

     

    10

    Adakah sub modul ini mengambilkira PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja contohnya seperti Personal Asistant (PA)?

    Ya. Sub modul LNPT ini telah mengambilkira keperluan PYD yang hanya mempunyai satu PPP sahaja. PPP perlu akses sebagai PPK dan menggunakan kemudahan salin markah PPP, seterusnya hantar ke urusetia PPSM untuk melengkapkan proses LNPT.

    11

    Adakah ulasan yang diberikan oleh PPP dan PPK kepada PYD wajib diisi?

     

    Bagi PYD yang mendapat markah 90% dan ke atas, PPP dan PPK wajib mengisi ulasan prestasi. Bagi markah 90% ke bawah, ulasan prestasi yang diberikan oleh PPP dan PPK adalah optional.

    12

    Bagaimanakah status LNPT bagi PYD yang telah mengemukakan LNPT kepada PPP tetapi PPP telah putus sandang kerana bertukar keluar?

    Bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang menggunakan HRMIS, penetapan PPP tidak perlu dipinda sekiranya PPP masih menilai PYD di bawah seliaannya kerana Submodul LNPT akan mengikut CO berdasarkan COID/No.Kad Pengenalan (boleh cross-agency).

     

    Tetapi bagi PPP yang telah putus sandang dan bertukar ke agensi yang tidak menggunakan HRMIS, Urusetia perlu cetak borang LNPT (boleh dicetak melalui data sejarah LNPT) dan hantar ke agensi baru supaya PPP boleh menilai secara manual.

     

    13

    Bagi LNPT yang perlu dinilai oleh satu PPP/ PPK sahaja, contohnya Pembantu Khas kepada ketua jabatan, bagaimana cara pembahagian markah bagi CO terbabit.

     

    Untuk kes PYD yang mempunyai seorang pegawai penilai, urus setia perlu menetapkan PPP dan PPK kepada orang yang sama di menu selenggara penetapan pegawai penilai. Pemberian markah hendaklah sama di menu PPP dan PPK.

    14

    Sekiranya PPP sudah menghantar LNPT PYD kepada PPK, adakah cara-cara untuk membolehkan PPP menukar semula markah tersebut?

     

    Tiada. Submodul LNPT adalah sehala di mana pengguna tidak boleh meminda markah selepas dihantar kepada PPK. Sebarang markah atau penyelarasan markah adalah diperingkat panel. PPP/PPK boleh menghantar memo secara rasmi kepada urus setia untuk permohonan membuat perubahan markah kepada PYD tersebut.

    15

    Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS.

     

    Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

    16

    Pada SKT CO memaparkan pemberitahuan ‘Data tidak lengkap, CO ini tiada pegawai penyelia’.

    Apa yang perlu dilakukan?

     

    Ini bermaksud, tiada penetapan PPP pada PYD tersebut. Oleh itu, urusetia PPSM atau pentadbir hendaklah menetapkan PPP kepada PYD tersebut di menu Penetapan Pegawai Penilai.

     

    Selain itu juga, hendaklah dipastikan Rekod Sandangan Pegawai Penilai tersebut adalah lengkap dan status jawatan sebenar PPP adalah aktif (bukan berstatus mansuh atau jumud).

    17

    Sekiranya PYD hanya ada satu Pegawai Penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan Pegawai Penilai Pertama sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan Pegawai Penilai Kedua.

     

    Contoh1:

     

    PYD =A

    PPP= B

    PPK= B

     

    ATAU

    Contoh 2:

    PYD =A

    PPP= B

    PPK= Dibiarkan kosong (Tidak ditetapkan)

     

    Mana satu penetapan yang betul.

     

    Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang Pegawai Penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya aliran kerja lengkap dan sempurna sampai kepada Urusetia. Maka, Contoh 1 adalah penetapan yang betul.

    18

    Adakah markah yang diberikan oleh PPK boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia?

     

    Tidak. Markah yang diberikan oleh PPK tidak boleh dipinda selepas dihantar kepada urusetia. Pindaan markah hanya boleh dibuat selepas Mesyuarat PPSM bersidang dengan pindaan pada menu Pengesahan Markah Penilaian Prestasi.

    19

    Bagaimana ingin mengisi maklumat tarikh latihan yang telah dihadiri pada Bahagian II LNPT sekiranya di jabatan/kementerian mempunyai perancangan seperti latihan atau sesi pembelajaran selama 6 jam = 1 hari?

     

    Pada Bahagian II LNPT berkaitan maklumat kursus yang telah dihadiri, tarikh tersebut adalah merujuk kepada tarikh sebenar kursus atau latihan yang diadakan tanpa mengambilkira perancangan seperti yang dinyatakan.

    Oleh itu, dicadangkan bilangan jam untuk setiap kursus tersebut ditulis bersebelahan pada tajuk kursus. Contohnya: Kursus Penulisan (3 jam).

    20

    Urusetia PPSM di agensi saya telah mendapat rekod pemberitahuan LNPT PYD daripada agensi lain, apa yang perlu dilakukan?

     

    Kes begini disebabkan PYD tersebut adalah merupakan pegawai yang diselia oleh PPK yang baru bertukar masuk ke agensi baru. Oleh itu, rekod tersebut boleh dihapuskan oleh urusetia PPSM agensi kerana tiada sebarang tindakan diperlukan.

    21

    Bagaimana menyelesaikan masalah bagi penilaian LNPT untuk PPP dan PPK yang telah bersara sebelum sempat menilai PYD. Jika telah putus sandang penilaian LNPT tidak dapat dibuat.

    Berikut adalah beberapa pilihan cadangan yang boleh membantu bagi menangani masalah ini:

     

    Pilihan 1: Dibuat melalui proses (dari PYD->PPP->PPK->Urusetia PPSM) dengan menyandangkan sementara PPP/PPK yang telah bersara di mana-mana jawatan kosong dalam agensi. Setelah proses penilaian selesai, PPP/PPK tersebut hendaklah diputuskan semula sandangannya. Sekiranya maklumat gred/jawatan penilai tidak sama sebelum gred/jawatan bersara, mohon dimaklumkan kepada Meja Bantuan JPA untuk pengemaskinian.


    Pilihan 2: Proses LNPT PYD tersebut dibuat secara manual dan urusetia PPSM/pentadbir data sejarah LNPT bertanggungjawab untuk merekodkan maklumat LNPT PYD tersebut melalui Data Sejarah LNPT. Pastikan maklumat penilai PPP/PPK adalah betul.

     

    Pilihan 3: PYD tersebut dinilai oleh Pegawai Penilai yang baru (tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan).

     

    22

    Pop up mesej yang mengatakan “Pegawai Gred 17 telah mengisi borang LNPT Kumpulan Sokongan 1”. Pohon khidmat nasihat mengenai perkara ini. Adakah "Kumpulan Sokongan 1" tersebut merujuk kepada Kumpulan Pelaksana? 

     

    PYD telah mengisi Borang Kumpulan Sokongan 1 (Gred 17-40) .Sekiranya betul dan tiada masalah, tindakan seterusnya klik “OK” dan pop up mesej “Berjaya dihantar” akan dipaparkan . Sekiranya berlaku kesilapan, Sila semak maklumat profil perkhidmatan dan sandangan.

     

    23

    Pengisian maklumat sumbangan tidak lengkap

     

    Permohonan boleh dipanjangkan kepada urus setia PPSM/pentadbir LNPT di agensi dan bergantung kepada budi bicara urus setia untuk mengemaskini melalui data sejarah LNPT.

    24

    LNPT Khas

     

    Modul LNPK sebenarnya belum diperluaskan penggunaannya kepada agensi. Memandangkan modul ini merupakan modul asal yang dibangunkan pada awal tahun 2009 dengan merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2009 dan belum di convert ke HRMIS 2.0 maka sudah tentu proses dan kaedah banyak berubah.

     

    Oleh itu, pasukan pembangunan sistem dan Pemilik Proses (PO) masih meneliti modul ini dan amat yakin bahawa akan ada pembaikan perlu di lakukan terlebih dahulu sebelum diperluaskan penggunaannya, untuk memberi keselesaan kepada pengguna.

     

    25

    Pegawai Penilai ingin ubah markah

     

    Sebarang penilaian yang telah dilakukan oleh Pegawai Penilai adalah sehala dan perubahan markah yang melibatkan penilaian semula dikhuatiri menimbulkan isu sama ada dari PYD atau pihak-pihak lain. Bagi kes yang melibatkan penilaian semula ini, pihak puan perlu merujuk kepada urusetia PPSM agensi terlebih dahulu.

     

    Mohon keputusan dan persetujuan daripada pihak urusetia PPSM agensi/Pengarah Sumber Manusia.

     

    Seterusnya minta die-melkan ke Meja Bantuan JPA (di emel oleh urusetia PPSM/ Pengarah Sumber Manusia dengan maklumat NAMA URUSETIA PPSM, GELARAN, UNIT/ CAWANGAN/BAHAGIAN serta justifikasi / keputusan/persetujuan) dengan rujukan no log untuk direkodkan perkara tersebut.

     

    26

    Adakah PYD boleh menyediakan LNPT untuk tahun hadapan?

     

    Tidak, mewujudkan rekod LNPT tahun hadapan tidak dibenarkan kerana melebihi tahun semasa.

    27

    Mengapa maklumat latihan di LNPT dijadikan perkara mandatori (wajib diisi sekurang-kurangnya satu hari kursus)?

     

    Maklumat latihan di LNPT (Bahagian II) adalah perkara mandatori kerana ianya mengambil kira Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam.

    28

    Adakah PPP atau PPK boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan?

    Dalam sub modul LNPT ini, PPP dan PPK tidak boleh memberikan markah yang mempunyai perpuluhan. PPP dan PPK hendaklah memilih markah daripada drop-down list yang disediakan.

    29

    Bolehkah PYD memilih agensi mana untuk dinilai prestasi tahunannya kerana bertukar pada bulan Jun?

     

    Ya, PYD boleh memilih agensi yang dikehendaki untuk menilai prestasi tahunannya. Secara dasarnya, penilaian hendaklah dinilai di agensi yang terkini.

    30

    Bagi CO yang memperolehi markah 90% ke atas, apakah terdapat Borang Aktiviti Penghasilan Nilai yang perlu diisi oleh PYD di dalam aplikasi.

     

    Tiada. Merujuk kepada SPP Bilangan 2 Tahun 2009, PPP dan PPK hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas.

    31

    Sekiranya PPK ingin bersara pada bulan Oktober bagi tahun tertentu, adakah PYD di bawahnya perlu menghantar LNPT?

     

    Ya. Pekeliling perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, para 10(v) adalah dirujuk, iaitu “Ketua Jabatan hendaklah: mengarahkan Pegawai Penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dengan serta merta bagi Pegawai Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka tidak kurang 6 bulan”.

    32

    Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam berkenaan Penjelasan Pemberian Markah Penilaian Prestasi 90% dan ke atas, di paparan manakah perlu diberikan penjelasan tersebut?

     

    Sekiranya PPP/PPK memberikan PYD markah 90% dan ke atas, penjelasan tersebut boleh diisi pada ruangan ulasan prestasi oleh PPP dan PPK. Ruangan tersebut adalah mandatori sekiranya PPP/PPK telah memberikan markah 90% dan ke atas kepada PYD.

    33

    Seorang pegawai PPP atau PPK yang berstatus Contract For Services (CFS) perlu untuk menilai PYD di bawahnya. Walaubagaimanapun, PPP atau PPK tersebut tiada maklumat di HRMIS. Jika dibuat secara separuh sistem/separuh manual, kemudian, urusetia boleh memasukkan maklumat tersebut melalui data sejarah tetapi maklumat PPP atau PPK (bahagian 8 dan bahagian 9) tersebut juga tiada maklumat.

    Status pegawai CFS adalah bukan pegawai awam dan mereka tidak tertakluk kepada Perintah-Perintah Am dan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam. Sehubungan dengan itu, pegawai CFS tidak perlu mengisi LNPT dan mereka tidak boleh dilantik sebagai PPP dan PPK.

    34

    Berapa kali dalam setahun Mesyuarat PPSM bersidang di JPA? Apakah yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut selain APC, LNPT, Pergerakan gaji?

     

    PP Bil.4/2002 tidak menetapkan berapa kali PPSM perlu bersidang setahun. Ia boleh dibuat tanpa had. Bidang tugas PPSM boleh dirujuk dalam PP Bil.4/2002.

    35

    Mengapa PYD tidak boleh melihat markah LNPT yang diberi oleh PPK? Adakah ia berkaitan dengan dasar? Jika dasar, apakah pekeliling atau statement yang menyatakan maksud tersebut.

     

    Tidak terdapat dasar khusus berhubung dengan kenapa PYD tidak dapat melihat markah yang diberikan oleh PPK. Secara amalannya, PYD mempunyai hubungan kerja secara langsung dengan PPP, sehubungan dengan itu, PPP lebih mengetahui prestasi PYD dan atas urusan itu, hanya markah PPP yang boleh dipaparkan sekiranya dibenarkan oleh PPP.

    36

    Sekiranya PPP atau PPK ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, bagaimana hendak membuat penilaian LNPTnya?

     

    Bagi pegawai yang ke luar Negara untuk tujuan menyambung belajar, LNPT bagi PYD perlu disediakan sebelum PPP atau PPK meninggalkan jawatannya untuk belajar sekiranya tempoh penyeliaannya terhadap PYD tidak kurang 6 bulan. Oleh yang demikian perkara 10(v) (Lampiran A) PP 4/2002 adalah terpakai.

    37

    Ingin mendapatkan penjelasan dan nasihat berhubung dengan kaedah pemarkahan LNPT oleh PPK di mana PPK akan bersara tidak lama lagi.

    Berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 tahun 2002, boleh dirujuk kepada Lampiran A Perkara 10(v) yang menyatakan bahawa 'tanggungjawab ketua jabatan hendaklah mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan LNPT dengan serta merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan'.

     

    Oleh itu, dalam situasi HRMIS ini, dipohon semua PYD (yang layak) di bawah seliaan PPK tersebut untuk menghantar LNPT kepada PPP, seterusnya penilaian hendaklah dibuat oleh PPP dan kemudian menghantarkannya kepada PPK sebelum beliau bersara.

     

    38

    Pegawai Penilai bagi PYD adalah Pengerusi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (contoh) yang tiada sandangan dalam HRMIS. Bagaimana Pengerusi SPA tersebut ingin menilai PYD?

    Pelaksanaan Submodul Pengurusan Prestasi bagi pegawai lantikan kontrak (termasuk pengerusi/ahli suruhanjaya) adalah tertakluk kepada kontrak bertulis semasa pelantikan pegawai tersebut. Sekiranya di dalam kontrak tersebut tercatat bahawa pelantikan kontrak tersebut adalah tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Peraturan-Peraturan Kewangan, Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan dan Undang-Undang yang dikuatkuasa dari semasa ke semasa, maka dengan itu, pegawai tersebut perlu melaksanakan submodul berkenaan berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2008.

     

    Oleh itu, mohon kerjasama agensi untuk menyemak semula kandungan kontrak bagi pegawai tersebut bagi tujuan ini. Sekiranya perkara tersebut tidak dinyatakan dalam kontrak, pegawai yang diselia perlu dinilai oleh penjawat awam yang terdekat dalam urusan/tugasan kerja beliau.

     

    39

    Isu mengenai LNPT pegawai yang akan berpencen. Situasi di mana pegawai akan berpencen dalam masa terdekat (tahun semasa) dan beliau akan membuat penilaian ke atas semua pegawai yang diselia sebelum berpencen.

     

    Tetapi, bagaimana dengan status LNPT beliau sendiri sama ada perlu membuat LNPT 2016 ataupun tidak perlu, kerana LNPT tahun 2016 akan melibatkan pergerakan gaji untuk tahun hadapan dan beliau telahpun berpencen.

     

    Sebaiknya pegawai mengisi LNPT kerana telah berkhidmat melebihi 6 bulan dalam tahun penilaian sebagaimana peraturan semasa menetapkan. Ini akan menjadi rekod prestasi perkhidmatan terakhir pegawai.

    40

    Sekiranya saya sebagai Pentadbir Sistem di agensi, di mana saya boleh mengetahui fungsi bagi setiap peranan yang terdapat dalam sistem?

     

    Pentadbir Sistem di agensi akan dibekalkan Panduan/Manual Pengguna semasa sesi taklimat/demo modul yang berkenaan daripada Pemilik Modul melalui Cawangan Pengurusan Pelaksanaan dan Kandungan. Selain daripada itu, nota taklimat juga boleh didapati di dalam Portal HRMIS di URL http://www.eghrmis.gov.my.

    41

    Apakah nama peranan yang boleh menetapkan siapa PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi?

     

    Peranan sebagai Performance Management Administrator yang boleh memasukkan PPP dan PPK bagi setiap Pemilik Kompetensi ke dalam sistem setelah mendapat maklumat daripada unit/sektor/cawangan (BU) Pemilik Kompetensi berkenaan

    42

    Sekiranya PYD hanya ada satu pegawai penilai sahaja, adakah urusetia boleh membuat penetapan PPP sahaja atau WAJIB melengkapkan penetapan PPK?

     

    Aliran Kerja modul Penilaian Prestasi adalah dari PYD --> PPP --> PPK.  Oleh itu bagi PYD yang hanya mempunyai seorang pegawai penilai, perlu ditetapkan (set) PPP dan PPK adalah orang yang sama supaya aliran kerja lengkap dan sempurna sampai kepada Urusetia.

    43

    Masalah kemaskini maklumat LNPT CO di data sejarah LNPT.

     

    Selepas klik teruskan, keluar ralat

    “Maklumat Kumpulan Perkhidmatan tidak ditemui“

     

     

    Mohon dibuat semakan pada gred gaji di selenggara profil perkhidmatan. Tahun yang ingin disemak di data sejarah LNPT perlulah berada dalam lingkungan tahun kuatkuasa gred gaji (di selenggara profil perkhidmatan) tersebut.

    Contoh:
    Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
    Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhdmatan - xx/xx/2011 - xx/xx/9999
    Hasil: Ralat

    Tahun ingin disemak di data sejarah - tahun 2009
    Tarikh kuatkuasa gred gaji di profil perkhidmatan - xx/xx/2001 - xx/xx/2008
                                                                                  - xx/xx/2008 - xx/xx/9999
    Hasil: Sistem akan papar borang LNPT

     

    44

    Semasa penyelenggaraan LNPT PYD di data sejarah LNPT, terdapat masalah pada Bahagian I – Maklumat Pegawai “Tiada rekod pemilik kompetensi pada tahun xxxx”. Apa yang perlu disemak?

     

    Semakan perlu dibuat pada selenggara sandangan CO.

    45

    Data Sejarah LNPT memaparkan mesej “CO berkenaan tidak pernah berkhidmat di agensi xxxx”. Apakah yang dimaksudkan dengan mesej ini?

     

    Ini bermaksud kemasukan dan semakan data sejarah LNPT hanya dibenarkan untuk LNPT PYD yang pernah dan sedang menjawat jawatan di agensi tersebut sahaja.

    46

    Bilakah SKT boleh dilakukan?

     

    Pengemaskinian SKT boleh dibuat sepanjang tahun penilaian. Tidak perlu tunggu pada hujung tahun untuk pengisian SKT.

    47

    Apakah yang perlu dilakukan oleh PYD sebelum menghantar SKT?

     

    Sebelum menghantar SKT kepada pegawai penilai, PYD dinasihatkan untuk menyimpan SKT terlebih dahulu melalui fungsi 'Paparan Format Keseluruhan' dengan export kepada format PDF.

     

    Subscribe to this RSS feed