Pertukaran
- Written by Pentadbir Sistem
1. Tidak boleh akses kepada Fungsi Permohonan Pertukaran HRMIS kerana mesej pop-up dipaparkan apabila klik tab Permohonan Pertukaran Sendiri Umum
Terdapat kawalan capaian ke atas Fungsi Permohonan Pertukaran ini. Capaian hanya dibenarkan kepada:
1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
3. Pegawai-pegawai Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
4. Perkhidmatan Bukan Gunasama di MARDI.
2. Tidak boleh hantar permohonan sebab tiada butang HANTAR.
Permohonan Pertukaran tersebut perlu disimpan terlebih dahulu. Selepas berjaya disimpan barulah sistem memaparkan butang HANTAR.
3. Tidak boleh hantar permohonan Pertukaran. ‘Ralat error on page’
Sekiranya dokumen sokongan telah dimuatnaik, sila hapuskan dahulu semua dokumen sokongan tersebut. Mohon simpan maklumat permohonan tanpa dokumen sokongan. Setelah berjaya HANTAR, tambah semula dokumen sokongan tersebut dan pilih butang "kemaskini".
4. Tidak boleh hantar permohonan. Ralat “Penetapan aliran kerja untuk anda perlu dikemaskini. Anda ingin maklumkan kepada pentadbir aliran kerja?”
Sila hubungi Pentadbir HRMIS di agensi untuk penetapan aliran kerja yang berkaitan.
5. Aliran Kerja telah disetkan tetapi masih tidak berjaya menghantar permohonan.
Sekiranya Peraturan 1 bagi Penghantar adalah Agensi, ia perlu ditukar kepada Business Unit.
6. Pegawai pernah memohon pertukaran sebelum ini tetapi pertukaran tersebut telah tidak aktif. Bagaimana saya ingin memohon pertukaran yang baru?
Bagi permohonan yang dibuat sebelum tahun 2014, permohonan tersebut akan luput selepas 2 tahun dan ia tidak dipaparkan di dalam HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan tersebut, pegawai boleh mendapatkan bantuan dari Meja Bantuan JPA untuk mengaktifkan semula permohonan pertukaran.
Bagi permohonan yang dibuat selepas tahun 2014, permohonan yang melebihi 2 tahun masih dipaparkan di HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan, pegawai boleh mengemaskini permohonan sekiranya perlu. Namun, jika pegawai tidak lagi berminat untuk meneruskan permohonan, ia perlu dibatalkan
7. Adakah semua skim boleh menggunakan HRMIS untuk membuat permohonan pertukaran?
Pada masa ini, pelaksanaan fungsi permohonan pertukaran ini hanya melibatkan:
1. Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan;
2. Pegawai Perkhidmatan Keselamatan di bawah Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia;
3. Pegawai-pegawai Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ; dan
4. Perkhidmatan Bukan Gunasama di MARDI.
Skim Perkhidmatan Gunasama Persekutuan adalah seperti berikut:
SKIM PERKHIDMATAN KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN
1 Pegawai Tadbir & Diplomatik Tadbir Dan Diplomatik
2 Pegawai Teknologi Maklumat Teknologi Maklumat
3 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
4 Juruteknik Komputer Teknologi Maklumat Teknikal
5 Pegawai Psikologi Sosial Dan Kerohanian
6 Penolong Pegawai Psikologi
7 Pembantu Pegawai Latihan Vokasional /
Penolong Pegawai Latihan Vokasional /
Pegawai Latihan Vokasional Kejuruteraan
8 Penolong Pegawai Tadbir Pentadbiran
9 Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)
10 Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat
11 Pegawai Khidmat Pelanggan
12 Pembantu Tadbir (Kewangan) Kewangan
Sumber: SPP Bil. 3/2007
Pegawai Perkhidmatan Keselamatan adalah seperti berikut:
SKIM PERKHIDMATAN KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN
1 Pegawai Keselamatan Keselamatan dan Pertahanan Awam
2 Pegawai Pegawai Keselamatan
3 Pembantu Keselamatan
4 Pengawal Keselamatan
Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ adalah seperti berikut:
SKIM PERKHIDMATAN KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN
1 Jurutera Kejuruteraan
2 Penolong Jurutera
3 Pegawai Penguatkuasa Pentadbiran & Sokongan
4 Penolong Pegawai Penguatkuasa
5 Pembantu Penguatkuasa
6 Pembantu Operasi
7 Pemeriksa Kereta Motor Pengankutan
8 Pembantu Awam Kemahiran
9 Pemandu Kenderaan
8. Pegawai sedang dikenakan tindakan tatatertib. Adakah pegawai boleh memohon pertukaran?
Pegawai yang sedang dikenakan tindakan tatatertib tidak dibenarkan untuk memohon pertukaran.
9. Bagaimana untuk membatalkan permohonan pertukaran yang pernah dibuat?
Permohonan pertukaran hanya boleh dibatalkan oleh pegawai sendiri (CO) di menu berikut:
1. Perolehan Sumber Manusia
2. Pembangunan Pelan Tindakan
3. Memohon Pertukaran
4. Tab Permohonan Sendiri Umum
5. Klik pautan Pembatalan Permohonan.
10. Saya merupakan pegawai gunasama tetapi tidak berjaya membuat permohonan pertukaran.
Pegawai perlu membuat semakan ke atas elemen Ketua Perkhidmatan dalam Profil Perkhidmatan.
PERKHIDMATAN KETUA PERKHIDMATAN
1 Perkhidmatan Gunasama Persekutuan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
2 Perkhidmatan Keselamatan Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan
3 Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ Ketua Pengarah Pengangkutan Jalan
4 Pegawai MARDI Ketua Pengarah MARDI
11. Telah memuat naik dokumen sokongan beberapa kali namun dokumen tersebut masih tidak boleh dibuka oleh Pegawai Penyokong.
Pastikan nama fail dokumen tersebut tidak mempunyai lebih dari 1 titik seperti di bawah:
Borang Pertukaran En.Wan.pdf ahmad.doc
Ini kerana sistem tidak dapat mengesan jenis fail selepas titik pertama (.Wan.pdf). Sistem hanya boleh mengesan jenis fail dalam format .doc, .docx, .xls, .xlsx atau .pdf sahaja. Justeru pegawai perlu rename nama fail tersebut dan muat naik semula.
Jika nama fail telah ditukar dan dokumen sokongan masih tidak boleh dibuka, mohon dapatkan bantuan melalui Meja Bantuan JPA untuk tindakan selanjutnya.
12. Bagaimana saya hendak tahu status permohonan saya?
Anda boleh menyemak sendiri status permohonan pertukaran di menu berikut:
- Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Permohonan Pertukaran Sendiri Umum > Rujuk Maklumat Status Permohonan di bawah Tarikh Permohonan.
- Perolehan Sumber Manusia > Pembangunan Pelan Tindakan > Memohon Pertukaran > Klik butang Teruskan > Rujuk Kolum Status Permohonan
13. Apakah status-status permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS?
Status Permohonan Pertukaran HRMIS adalah seperti berikut:
Status Permohonan Keterangan
Draf Permohonan telah berjaya disimpan.
Dihantar Untuk Sokongan Ketua Jabatan Permohonan telah berjaya dihantar kepada Ketua Jabatan untuk Sokongan.
Disokong Dengan Pengganti Serentak Permohonan telah disokong oleh Ketua Jabatan/Penyokong.
Disokong Dengan Pengganti Kemudian
Disokong Dengan Pengganti Tanpa Pengganti
Tidak Disokong Ketua Jabatan Permohonan tidak disokong oleh Ketua Jabatan / Penyokong.
Dalam Tindakan Urusetia Urus Setia telah ambil maklum permohonan pertukaran pegawai. Pegawai masih dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan.
Untuk Kelulusan Mesyuarat Permohonan diangkat untuk kelulusan mesyuarat. Pegawai tidak dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan.
Diluluskan Permohonan telah diluluskan.
Tidak Diluluskan Permohonan tidak diluluskan.
14. Permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong.
Jika permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong, Pentadbir HRMIS di agensi perlu membuat semakan di menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja. Jika transaksi permohonan tiada nama Penerima di menu tersebut (coid=0), Pentadbir perlu mengemaskini kepada Nama Penyokong.
15. Pegawai berasal dari Sarawak tetapi borang permohonan borang tersebut memapar pegawai tidak berasal dari Sabah/Sarawak.
Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak diambil dari Rekod Peribadi – Isytihar Wilayah Asal. Pegawai perlu mengisytihar wilayah asal terlebih dahulu dan memastikan maklumat tersebut disahkan oleh Pengesah. Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak akan bertukar dari Tidak kepada YA setelah maklumat tersebut disahkan.
16. Permohonan telah melebihi 2 tahun tetapi saya masih ingin meneruskan permohonan
Paparan "Tempoh Permohonan Anda melebihi 2 tahun. Sila Batalkan permohonan ini jika tidak berminat meneruskan permohonan” adalah peringatan kepada pemohon untuk membatalkan permohonan JIKA pemohon tidak berminat untuk meneruskan permohonan tersebut. Jika masih berminat, pemohon tidak perlu buat apa-apa dan boleh hubungi Urus Setia Pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA untuk keterangan lanjut.
17. Sistem tidak memaparkan bidang pertama dan kedua.
Pada masa ini, hanya skim Pegawai Tadbir & Diplomatik, Pegawai Teknologi Maklumat dan Pembantu/Penolong/Pegawai Vokasional sahaja yang mempunyai Bidang.
18. Bagaimana untuk mendapat senarai maklumat bagi pegawai yang telah disokong permohonan pertukaran untuk semakan dan pemantauan Agensi?
Agensi boleh membuat pemantauan melalui Laporan Permohonan Pertukaran Agensi. Peranan yang diperlukan adalah [02][0202][575] Re-Assignment Request Administrator.
19. CO tidak dapat menghantar permohonan pertukaran ke urus setia yang sepatutnya.
Pentadbir HRMIS perlu menyemak aliran kerja yang ditetapkan bagi proses pertukaran terlebih dahulu.
